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Règlements généraux

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1E : 001

QUÉBEC Règlement général concernant l’association des directeurs d’Office d’habitation du Québec.

Définition

1.01Aux fins du présent règlement, les mots, termes et expressions qui suivent ont la signification et le sens suivant :

a) Le mot «association» signifie l’Association des directeurs d’Offices d’habitation du Québec. Le sigle de l’Association est tel que représenté dans la marge de gauche. (AGS2002)

b) Le mot «directeur» signifie personne rémunérée responsable de la gestion d’un Office d’habitation, et qui se rapporte directement au Conseil d’administration de l’OH.

c) Le mot «conseil» signifie le Conseil d’administration de l’Association.

d) Les mots «membre actif» signifient la personne qui occupe une fonction de directeur d’un Office d’habitation du Québec, dont la conduite professionnelle est conforme au Code de déontologie de l’Association et qui, pour l’année en cours, a payé le montant total de la cotisation.

Seul le membre actif peut occuper un poste administratif à l’Association. (1991-1992)

Siège social

1.02 L’association a son siège social à l’endroit déterminé par le Conseil d’administration.

Objet

1.03 L’Association a pour objet de favoriser le bien-être et la reconnaissance de ses membres, d’assurer leur développement collectif et individuel, tout en contribuant à promouvoir et à maintenir les liens professionnels entre eux.

L’Association, consciente de l’expertise administrative et sociale de ses membres, est leur porte-parole afin de soutenir leurs engagements et leurs convictions. (08-93-04 AGA)

Membres

1.04 Pour devenir et/ou rester membre de l’Association, il faut :

a) être directeur;

b) s’inscrire auprès de l’association et payer sa cotisation;

c) se conformer aux statuts et règlements de l’Association;

L’appartenance d’un membre actif à l’Association n’est pas transférable; elle appartient à l’individu et non au poste qu’il occupe.

Le secrétaire publie une fois par année, la liste des membres actifs en règle. (1992)

Cotisation

1.05 La cotisation annuelle devra être versée au plus tard à la date de l’assemblée générale annuelle, si le membre veut être habilité à voter à cette assemblée. (08-97-04 AGA)

Conseil d’administration

1.06 a) Les affaires de l’Association sont administrées et dirigées par un Conseil d’administration constitué de membres actifs de l’Association.

b) Le conseil d’administration est composé de sept membres élus lors de l’assemblée générale annuelle, répertoriés en deux catégories, lesquels verront à élire parmi eux les officiers pour l’année en cours lors de leur première assemblée, à savoir:

Catégorie 1

  • Un membre représentant les offices de moins de 100 logements;
  • Un membre représentant les offices de 100 à 499 logements ;
  • Un membre représentant les offices de 500 logements et plus.

Catégorie 2

  • Quatre membres représentants d’offices de toutes tailles.

Les mises en candidatures pour tous ces postes devront être faites à l’intérieur de la période de mise en candidature. À défaut de recevoir des candidatures pour l’un ou plusieurs des postes de catégorie 1, ce(s) poste(s) vacant(s) devra(ont) être comblé(s) lors de l’assemblée générale par tout directeur ou directrice, peu importe la taille de l’Office, donc au même titre que les postes de catégorie 2.

Considérant que ces changements ne seront effectifs qu’en l’an 2000, et considérant que la représentativité est importante au sein du conseil d’administration, il est convenu que les postes de catégorie 1 soient en élection dès l’an prochain. Donc, les postes de catégorie 1 seront à combler lors des années paires, et les postes de catégorie 2 lors des années impaires.

Afin de faciliter la transition et compte tenu que seul deux postes seront à combler lors de l’assemblée générale de l’an 2000, nous convenons que dès l’élection 1999, un tirage au sort sera effectué parmi les trois personnes nouvellement élues afin de déterminer celle qui aura un mandat d’un an. Ainsi, trois postes seront à combler l’an prochain, donc dans les années paires (poste de catégorie 1) et deux les années impaires (poste de catégorie 2).
(12-93-04 AGA)
(09-93-04 AGA)
(16-99-05 AGA) (2007-04-10 AGA)

c) Le membre du Conseil d’administration reçoit un mandat d’une durée de deux (2) ans. Il ne doit retirer aucun honoraire, bénéfice pécuniaire ou gratification pour l’exercice de son mandat.
(12-90-05 AGA)
(10-93-04 AGA)

d) Tout membre actif présent lors de l’assemblée générale annuelle est éligible comme membre au Conseil d’administration.

e) Le rôle du Conseil d’administration consiste à assurer l’exécution des décisions de l’Association.

f) Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins six (6) fois par année, incluant l’assemblée générale.

g) Le Conseil d’administration peut former des comités permanents ou temporaires, définir leur mandat, régler leur mode de fonctionnement, en nommer les membres, fixer la durée du mandat de ces comités et décider de toute autre question intéressant leur bon fonctionnement. Chacun de ces comités doit faire rapport au Conseil.
Le Conseil d’administration peut également participer à différents comités auxquels il est invité.
Un(e) employé(e) cadre de l’organisation d’un membre peut être nommé(e) pour participer à un comité avec l’accord préalable de ce membre et du Conseil d’administration de l’ADOHQ.
(11-93-04 AGA)
(2004)

h) Si un poste devient vacant, par la suite de démission ou toute autre raison, le Conseil nomme un remplaçant qui demeure en fonction pour le reste du mandat.
(12-93-04 AGA)

Président (e)

1.07 Le (la) président (e) fait partie d’office de toute commission et de tout comité constitués par le Conseil. Il (elle) ordonne la convocation des réunions du Conseil et en préside les séances. Il (elle) veille de plus à l’exécution des décisions et fait rapport à l’Assemblée générale annuelle des activités de l’année écoulée.

Vice-Président (e)

1.08 En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du (de la) président(e), ses charges, fonctions et pouvoirs sont exercés par le (la) vice-président (e), ou à défaut, par un membre du Conseil désigné par le Conseil.

Secrétaire

1.09 Le (la) secrétaire a la responsabilité de s’assurer que le procès-verbal de chaque réunion du Conseil est rédigé ainsi que celui des assemblées générales. Il (elle) s’assure qu’est maintenue à jour une liste des membres de l’Association, du Conseil et de toutes commissions ou comités. Il (elle) a la charge de la correspondance et assure la garde des livres, documents et archives de l’Association. (2002)

Trésorier (e)

1.10 Le (la) trésorier (e) a la garde des livres de comptabilité de l’Association. Il (elle) tient un relevé précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés de l’Association.
Il (elle) fait un rapport financier sommaire à chaque assemblée du Conseil.
Chaque année, il (elle) collabore à la préparation des états financiers certifiés qu’il (elle) soumet à l’assemblée générale annuelle. Il (elle) remplit toutes les fonctions qui lui sont assignées par les règlements de l’Association et par le Conseil d’administration. (1991)

Durée des fonctions

1.11 Le terme d’office des membres du Conseil est de deux (2) ans et ils sont rééligibles. Toutefois, un membre ne peut demeurer plus de deux (2) termes consécutifs.
(13-93-04 AGA)
(1991)

Convocation

1.12 a) Les assemblées du Conseil d’administration sont convoquées par le (la) président(e) ou sur la réquisition écrite de la majorité du conseil d’administration. Au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date où elle doit avoir lieu, le (la) secrétaire transmet un avis de convocation à chaque membre. Celui-ci comportera le lieu, la date et l’heure de l’assemblée fixés par ceux qui la convoquent.
(15-99-05 AGA)

b) Si tous les membres du Conseil d’administration sont présents ou y consentent par écrit, l’assemblée du Conseil d’administration peut avoir lieu sans avis de convocation.

c) Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, chaque membre du Conseil d’administration n’ayant droit qu’à un seul vote. En cas d’égalité des votes, le (la) président (e) a droit a droit à un second vote.
(2002)

d) L’avis de convocation d’une assemblée générale doit comporter un ordre du jour, ainsi que le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. Tel avis doit être déposé à la poste au moins trente (30) jours avant la date fixée pour l’assemblée.

La présence d’un membre à une assemblée générale couvre le défaut de l’avis quant à ce membre.

Vacances et exclusions

1.13 Cesse de faire partie de l’Association tout membre :

a) qui démissionne et ce, à compter de la date de sa démission;

b) qui est exclu par le vote de la majorité des membres du Conseil; peut être alors exclus ou réinstallé par le vote de la majorité du Conseil, ratifié par l’assemblée générale;

c) qui ne rencontre plus les critères d’adhésion à l’Association.

Cesse de faire partie du Conseil d’administration :

a) tout administrateur peut démissionner de sa charge en donnant un avis écrit au Conseil. Cette démission devient effective lorsqu’elle est acceptée par le Conseil d’administration.

b) le Conseil peut démettre de ses fonctions tout membre du Conseil qui s’absente, sans raison acceptée par le Conseil, de trois (3) assemblées consécutives.

c) tout membre qui ne rencontre plus les critères d’adhésion à l’Association.
(1991)

Quorum

1.14 a) Le quorum du Conseil d’administration est fixé à 3 membres. (2002)

b) Le quorum de toute assemblée générale annuelle est composé des membres actifs présents.

c) Le quorum de toute assemblée générale extraordinaire est composé de 10% des membres actifs. (1991-1992)

Code de déontologie

1.15 La conduite professionnelle des membres actifs de l’Association est régie par le code de déontologie de l’Association. Ce code de déontologie et les règlements généraux ont été approuvés par les membres actifs lors de l’Assemblée générale annuelle du 13 avril 1983 et par tous les nouveaux membres en règle au 31 décembre 1991.

Le code de déontologie peut être modifié en suivant la même procédure que pour son approbation.

Assemblée générale

1.16 a) L’assemblée générale a lieu à l’endroit que le Conseil d’administration détermine. Au cours de cette assemblée, on doit entre autres :

  1. enregistrer la présence des membres ayant droit de vote et vérifier le quorum;
  2. lire l’avis de convocation;
  3. adopter les procès-verbaux de l’Assemblée générale annuelle précédente et des assemblées extraordinaires ayant eu lieu;
  4. recevoir le rapport du Conseil d’administration; (2002)
  5. recevoir le bilan et le rapport du vérificateur ; (2002)
  6. nommer un vérificateur externe des comptes ; (2002)
  7. recevoir et tout autre rapport présenté par le Conseil d’administration; (2002)
  8. ratifier des règlements (le cas échéant);
  9. ratifier le montant de la cotisation ; (2002)
  10. ratifier les actes des administrateurs;
  11. transiger toute affaire qui peut légalement être soumise à l’assemblée;
  12. élire le Conseil d’administration, conformément aux stipulations ci-dessous décrites et selon les modalités d’application déterminées par le Conseil d’administration;

b) Une assemblée spéciale des membres peut avoir lieu sur réquisition écrite du (de la) président (e) de l’Association, sur réquisition écrite de la majorité du Conseil d’administration ou sur réquisition écrite d’au moins vingt (20) membres actifs. L’avis de convocation doit être transmis dans les quinze (15) jours de la réquisition et l’assemblée spéciale des membres doit avoir lieu dans les quinze (15) jours de la convocation de ceux qui la convoquent.
(2002)

c) Un comité d’élection est formé chaque année par le Conseil d’administration. Ce comité est composé d’au moins trois (3) membres désignés par le Conseil d’administration. Ce comité assume la responsabilité de l’élection. La période de mise en candidature doit se terminer trente (30) jours de calendrier avant la date de l’assemblée générale annuelle. Ce comité dresse la liste des membres éligibles et ayant droit de vote et appelle les candidatures. Il dresse une liste des candidatures qu’il a reçues dûment appuyées par deux (2) membres actifs et/ou qu’il a sollicitées et transmet cette liste aux membres de l’Association, au moins dix (10) jours de calendrier avant la date de l’assemblée générale annuelle.

Au cours de l’assemblée générale elle-même, si le nombre de candidatures est inférieur au nombre de sièges vacants, des candidatures pour siéger au Conseil d’administration peuvent être présentées au comité d’élection.

En tel cas, chaque candidat doit signifier son acceptation et être proposé et appuyé par deux (2) membres actifs de l’Association.

Nonobstant l’article 1.01, à toute assemblée générale annuelle ou spéciale seuls les membres en règle à la date de la dite assemblée ont droit de vote quant au choix des membres du Conseil d’administration et sont éligibles à un poste au Conseil d’administration. L’élection des membres du Conseil se fait par scrutin secret. A toute assemblée générale annuelle ou spéciale, seul le membre actif a droit de vote. Le vote est unique et ne peut se faire par procuration. Si deux (2) candidats terminent sur un même pied d’égalité, il y aura un tour de scrutin additionnel. Si l’égalité persiste, il y aura un tour de scrutin additionnel. Si l’égalité persiste, le (la) président (e) rassemblera le comité d’élection et celui-ci désignera l’élu (e).
(1991-1992-2002)

Dispositions financières

1.17a) L’exercice financier de l’Association se termine le trente et un (31) décembre.

b) Le Conseil fixe chaque année le montant et les modalités de paiement de la cotisation annuelle exigible des membres, de même que toute cotisation spéciale qu’il juge utile.

c) Tous les chèques, billets, traites, lettres de change, connaissements, endossements, et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérant la signature de l’Association, seront signés par les personnes autorisées à cette fin par le Conseil d’administration et conformément aux directives qu’il émet.

Tous les documents ainsi signés seront une preuve que leur signature était requise par l’Association, sans qu’il ait besoin d’autre preuve.

d) Le vérificateur qui ne doit pas être membre de l’Association est nommé par le Conseil d’administration. Il examine les comptes et la comptabilité de l’Association, vérifie le bilan annuel et l’état des revenus, résultats et dépenses et fait rapport écrit à l’assemblée.

e) Les dépenses encourues, dans l’exercice de ses fonctions par un membre du Conseil, peuvent être indemnisées ou remboursées. En tel cas, la compensation financière sera faite selon les règlements ou résolutions adoptées par le Conseil à cette fin. (1991)

Clause de dissolution ou de liquidation

En cas de dissolution ou de liquidation de l’Association ou de distribution des biens de l’Association, ces derniers seront dévolus à un (ou des) organisme(s) charitable(s) exerçant une activité analogue (vous pouvez aussi le nommer)
(2002)

Modification, abrogation et adoption des règlements

Le Conseil d’administration peut modifier ou abroger le présent règlement et en adopter de nouveaux. Tous les dits changements au présent règlement devront être entérinés par l’assemblée générale des membres de l’Association.
(1992)

Certifié copie conforme

D’un règlement adopté lors d’une assemblée régulièrement convoquée du Conseil d’administration de l’Association des directeurs d’Offices d’habitation du Québec, tenue le 25 février 1983, à Loretteville et approuvée à l’unanimité par les membres lors de l’assemblée générale annuelle, régulièrement convoquée et tenue le 13 avril 1983, auxquelles assemblées il y avait quorum et amendé par la suite aux assemblées générales annuelles tenues le 6 avril 1990, le 24 avril 1992, le 29 avril 1993, le 26 avril 1997, le 20 mai 1999, le 9 mai 2002, le 6 mai 2004 et le 26 avril 2007.

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